De urgentie is groot. Het kan niet wachten tot straks, niet tot morgen en al helemaal niet tot volgend jaar: de opwarming van de aarde moeten we zo snel mogelijk tegengaan. Tegelijkertijd moeten we ook voorbereid zijn op het veranderende klimaat: van piekbuien tot droogte. DGBC doet dat, onder andere, door de transitie naar een CO₂-neutraal en klimaat adaptief gebouwde omgeving te versnellen. Want de gebouwde omgeving is nu nog verantwoordelijk voor 40 procent van de CO₂-uitstoot. Er is dus veel winst te boeken. Al 15 jaar zetten we ons dagelijks in, inmiddels met 35 collega’s, om samen met ruim 380 partners uit de bouw- en vastgoedsector de gebouwde omgeving te verduurzamen.

Ben jij toe aan een baan met zingeving waarin je echt een positieve invloed kan hebben op de wereld? Wil je werken bij een maatschappelijke organisatie en je inzetten voor het klimaat, dan is de functie van management assistent mogelijk iets voor jou.

Management assistent

In de rol van management assistent pak jij diverse organisatorische, faciliterende en projectmatige taken op en beheer je de agenda van de algemeen directeur, maak je notulen van de tweewekelijkse managementvergadering en 4 keer per jaar de vergadering van het algemeen bestuur, verder volg je acties van actielijsten op tijdens MT meetings. Je bent het aanspreekpunt van de algemeen directeur en vele klantrelaties. We zijn op zoek naar een sprankelend type, positief ingesteld, die elke relatie kan voorzien van een warm welkom en zorgt voor verbinding. Je komt te werken in een prachtige, lichte kantooromgeving waar je wordt omringd door gepassioneerde professionals. De sfeer is laagdrempelig, warm, persoonlijk en ambitieus.

Wat ga je doen?

Je takenpakket is veelzijdig en bestaat, o.a., uit:

• agendabeheer van de algemeen directeur, een aantal managementteamleden en incidenteel andere collega’s;
• het organiseren, coördineren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen (o.a.  Besluitvormend MT, Algemeen Bestuur en Auditcommissie);
• het organiseren van heidagen, bijeenkomsten, uitzoeken van locaties, reserveren en regelen van de catering;
• inplannen van de jaarlijkse beoordelings-/functioneringsgesprekken;
• opvragen en verzamelen van gegevens voor de algemeen directeur;
• het bijhouden van overzichten (bijv. aanwezigheidsoverzichten), het maken van presentaties.

Wie ben jij?

Als management assistent ben je in staat snel te schakelen, zaken naar je toe te trekken en vorm je een sleutelfiguur tussen de directeur, het managementteam en alle andere medewerkers. Je zorgt voor het soepele verloop van de verschillende operaties. 

Je hebt oog en oor voor de behoeften op kantoor en speelt daar snel op in. Je ziet waar het handiger en beter kan, je stelt oplossingen voor en voert deze uit. Gedurende de dag zijn er allerlei ad-hoc-taken die de aandacht vragen, dit maakt de functie extra gevarieerd en dynamisch. Daarnaast kun je allerlei werkzaamheden en/of projecten naar je toe trekken.

Je houdt je dagelijks bezig met de inbox en de agenda van de algemeen directeur, de agenda’s van het managementteam, het beheren van de agenda’s, het faciliteren van vergaderingen, het regelen van reizen. Je kan strategisch (mee)denken met de algemeen directeur en het managementteam, signaleert zaken die tijdig aandacht behoeven en denkt pro-actief mee in oplossingen, een echte hands-on mentaliteit.

Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, je kan als geen ander overweg met agenda’s en je kan met een helikopterview situaties overzien. Daarnaast beschik je over een sterk plan- en organisatievermogen.

Naast het bieden van essentiële ondersteuning ben je ook verantwoordelijk voor de dagelijkse operaties van ons kantoor, dit doe je in overleg met jouw collega’s van support. Jouw oog voor detail en proactieve aanpak zorgen ervoor dat ons kantoor soepel blijft draaien.

Je bent altijd welkom om mee te denken over verbeteringen of om nieuwe kansen te creëren voor groei en succes zowel op de werkvloer, samen met collega’s als in de markt. Je speelt een cruciale rol in de communicatie en samenwerking binnen de organisatie.

Wie zoeken wij?

De ideale kandidaat / de ideale nieuwe collega:

• is goed in staat het overzicht voor zichzelf en voor de algemeen directeur, het managementteam te behouden en te bewaken;
• werkt zelfstandig en proactief maar is ook een goede teamplayer, zal nauw samenwerken met de (junior) officemanager en andere collega’s van support;
• is opgewekt en heeft gevoel voor humor. Weet op een natuurlijke manier om te gaan met alle interne en externe relaties van de directie en heeft integriteit hoog in het vaandel staan.
• beschikt over uitstekende digitale vaardigheden;
• heeft een basis opleiding gedaan in de richting van officemanagement, secretaresse / Schoevers of een soortgelijke opleiding. Als je een andere studie-achtergrond hebt en denkt geknipt te zijn voor deze functie laten wij ons graag overtuigen;
• je bent bedreven in MS Office, specifiek Outlook, Word en Excel;
• beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk, dit is een vereiste;
• we vinden het belangrijk om te werken met een diversiteit aan mensen vanuit leeftijd, ervaring, achtergrond, gender, seksuele voorkeur en karakter. Er is voor iedereen ruimte bij DGBC.

Wat bieden wij?

Onze organisatie:

• een inspirerende werkomgeving waarin je met gedreven collega’s werkt aan relevante maatschappelijke thema's;
• een platte organisatie met een informele sfeer, leuke collega's en korte lijnen;
• volop ruimte voor eigen initiatieven en creativiteit;
• er worden regelmatig borrels en uitjes georganiseerd.

Arbeidsvoorwaarden:

• 24 uur per week met de juiste balans tussen werk en privé;
• salarisindicatie schaal 13, € 2.835 tot € 4.051 bruto per maand op basis van 40 uur;
• acht procent vakantiegeld en vijf procent eindejaarsuitkering;
• een jaarcontract met de intentie tot verlenging;
• budget voor persoonlijke ontwikkeling;
• Werken vanaf ons kantoor in Den Haag, met de mogelijkheid om in overleg thuis te werken;
• we reizen met een NS-businesscard naar het werk, deze mag je ook privé gebruiken;
• 35 vakantiedagen op basis van een contract van 40 uur;
• een pensioenregeling waarvan DGBC 50 procent van de premie betaalt;
• een WAO en WIA-excedent verzekering.

Interesse?

Stuur je motivatie en CV naar personeelszaken@dgbc.nl onder vermelding van management assistant. Voor meer informatie over de functie kun je terecht bij Suzanne Gemmink, (0)88 - 55 80 100 of secretariaat@dgbc.nl

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.