De aanbestedingsprocedure

Om te beginnen maakt het natuurlijk verschil of een opdracht in de markt wordt gezet door een publieke of een private partij (beter gezegd: of er wel of geen aanbestedingsplicht bestaat). Private partijen hebben veel meer vrijheid dan aanbestedingsplichtige partijen die zich dienen te houden aan de wettelijk bepaalde aanbestedingsprocedures. In het hierna volgende beperk ik me tot die laatste groep en het gegeven dat er een werk (dus geen levering of dienst) in de markt gezet gaat worden.

Bij de keuze tussen de verschillende aanbestedingsprocedures spelen meerdere factoren een rol:

• De waarde van de opdracht: ligt deze op of boven de Europese drempel (thans € 5.350.000,-- voor werken), dan dient er voor een van de Europese procedures gekozen te worden. Ligt de waarde onder de Europese drempel, dan kan een van de nationale procedures gekozen worden (waarbij rekening gehouden dient te worden met de uitgangspunten van het eigen inkoopbeleid en de Gids Proportionaliteit).
• Het aantal potentiële inschrijvers in de markt: dit kan mede bepalend zijn voor de keuze voor bijvoorbeeld een openbare of niet-openbare procedure. Zo ligt een niet-openbare procedure meer voor de hand in een situatie waarbij sprake is van veel potentiële inschrijvers. Onderdeel van de selectiefase zou dan bijvoorbeeld een selectiecriterium kunnen zijn waarbij de visie van de organisatie op circulariteit gevraagd wordt.
• De mate waarin samenwerking gewenst is: dit zou aanleiding kunnen zijn om te kiezen voor bijvoorbeeld een concurrentiegerichte dialoog (een niet-openbare procedure, waaraan een dialoog is toegevoegd tussen de selectie- en de gunningsfase), de mededingingsprocedure met onderhandeling (een niet-openbare procedure waarbij na selectie wordt onderhandeld met de inschrijvers om tot een betere aanbieding te komen) of het innovatiepartnerschap (voor complexe vraagstukken waarbij er slechts één of enkele partijen zijn met de expertise om deze te beantwoorden).

De te kiezen procedure moet in ieder geval passen bij de omvang van de opdracht (proportionaliteit), ook wat betreft de door de inschrijvers te maken kosten en te investeren tijd. Overweeg om een dialoog aan de procedure toe te voegen om de samenwerking tussen de verschillende betrokken partijen te stimuleren om de circulaire ambities te realiseren maar houd ook daarbij de proportionaliteit in het oog. 

De criteria voor circulariteit

Bij het bepalen van de criteria dient een duidelijk onderscheid gemaakt te worden tussen de selectiecriteria, die betrekking hebben op de inschrijver en de gunningscriteria, die betrekking hebben op de inschrijving.
Aangezien het niet mogelijk is algemene circulaire eisen en criteria te formuleren (de invulling is immers per definitie afhankelijk van de specifieke ambities en wensen) volsta ik hier met het benoemen van een aantal aandachtspunten.

Het is van belang in de uitvraag duidelijk te omschrijven wat de visie van de aanbestedende dienst is op het gebied van circulariteit en welke ambities zij in dat verband heeft geformuleerd.

Selectiecriteria

Het is mogelijk circulariteit te betrekken bij de selectiecriteria. Van belang is allereerst dat er een duidelijk verschil is tussen de aan een inschrijver te stellen eisen en criteria:

·        Eisen = ondergrens waaraan inschrijvers moeten voldoen (‘ja’ of ‘nee’).

·        Criteria = de mogelijkheid voor inschrijvers om zich te onderscheiden (goed-beter-best). Bepaal per criterium een duidelijke beoordelingsmethodiek.

Bedenk wat voor deze opdracht gezien de geformuleerde circulaire ambities de beste inschrijver zou zijn (stel prioriteiten) en stel daarmee direct verband houdende minimumeisen om een bepaald basisniveau zeker te stellen en meetbare criteria om de beste inschrijvers te selecteren.
Vraag als bewijs om referentieprojecten waarin specifieke aspecten van de gewenste circulariteit terugkomen.
Ten behoeve van de selectie kan de inschrijver ook gevraagd worden een eigen visie te geven op circulariteit en deze te onderbouwen met aantoonbare prestaties (bijvoorbeeld in de eigen bedrijfsvoering). 

Gunningscriteria

De wet gaat ervan uit dat er gegund wordt op basis van beste prijs-kwaliteitsverhouding (BPKV). Gebruik van het gunningscriterium laagste prijs (LP) of laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit (LK) dient gemotiveerd te worden. Meestal wordt gekozen voor het gunningscriterium BPKV. In het algemeen wordt aangenomen dat de beste prijs-kwaliteitsverhouding is: 10-30% prijs versus 70-90% kwaliteit omdat inschrijvers zich daarmee kunnen onderscheiden op kwaliteit, waar circulaire ambities onderdeel van uitmaken. Er kunnen daarbij uiteraard accenten gelegd worden daar waar men belang aan hecht: bijvoorbeeld gebruik van biobased materialen of losmaakbaarheid of hergebruik.
Wordt hergebruik van materialen belangrijk gevonden dan kan bij de formulering van de gunningscriteria bijvoorbeeld gekozen worden hoger te waarderen naarmate een groter aandeel van de benodigde materialen hergebruikt is of bestaat uit hergebruikte onderdelen.

De inschrijver kan gevraagd worden aan te geven: welke onderdelen hergebruikte onderdelen zijn, welk aandeel van het totale product van hergebruikte oorsprong is, welke oorsprong het product(onderdeel) heeft en welke functie het voorheen vervulde, de garantietermijn van hergebruikte onderdelen, op welke aannames de inschrijver de aanbieding baseert en welke risico’s de inschrijver identificeert bij de te leveren hergebruikte producten. Het is van belang te bepalen dat hergebruikte materialen en materialen met hergebruikte onderdelen ook moeten voldoen aan gestelde technische en functionele eisen.

Gunnen op LP ligt bij circulair aanbesteden minder voor de hand maar is zeker niet onmogelijk. Zo heeft HEVO ervaring opgedaan met een aanbestedingsprocedure waarbij de circulaire uitgangspunten (na een gehouden marktconsultatie) zoveel mogelijk in een uitgewerkt bestek waren verwerkt. Vervolgens is aan inschrijvers gevraagd een aanbieding te doen en daarbij maximaal vijf circulaire alternatieven - binnen bepaalde randvoorwaarden - aan te bieden die ieder voor zich en tezamen niet boven het gestelde budget mochten uitkomen en een fictieve korting konden opleveren.

Verificatieadvies

Geef ook aan op welke wijze de circulariteit wordt geverifieerd door bijvoorbeeld te bepalen dat de aanbestedende dienst de verificatiewijze bepaalt en de inschrijver bijvoorbeeld kan vragen om bepaalde documentatie aan te leveren waarmee bepaalde gestelde kwaliteiten kunnen worden aangetoond.

Om de mate van circulariteit te bepalen zijn er al verschillende instrumenten door de markt ontwikkeld. Er is nog geen algemeen geaccepteerde methodiek. Wel bestaan er een groot aantal tools, zoals scans en databases, die circulariteit kwalitatief of kwantitatief in kaart brengen (bijvoorbeeld PRP-tool, Circular IQ, EcoChain). Het kan zinvol zijn ook aan het gebruik van een bepaalde meetmethodiek aandacht te besteden in een marktconsultatie.

Circulair aanbesteden is toegepast bij Aeres Hogeschool. 

Deze blog is geschreven door: Annelies Overmars (jurist)
Annelies legt het accent op een nauwkeurige analyse van feiten, omstandigheden en regelgeving om te komen tot een praktisch advies. Haar kennis van algemeen contractenrecht, bouwrecht en aanbestedingsrecht in combinatie met jarenlange ervaring in de vastgoedpraktijk zorgen ervoor dat zij bruikbare antwoorden geeft op huisvestingsvragen met een juridische achtergrond.

Lees hier de twee eerdere blogs: Deel 1: Wat en waarom? Deel 2: Formuleren ambities en vraagstelling.