De urgentie is groot. Het kan niet wachten tot straks, niet tot morgen en al helemaal niet tot volgend jaar: de opwarming van de aarde moeten we zo snel mogelijk tegengaan. Tegelijkertijd moeten we ook voorbereid zijn op het veranderende klimaat: van piekbuien tot droogte. DGBC doet dat onder andere door de transitie naar een CO₂-neutraal en klimaat adaptieve gebouwde omgeving te versnellen. Want de gebouwde omgeving is nu nog verantwoordelijk voor 40 procent van de CO₂-uitstoot. Er is dus veel winst te boeken. Al 15 jaar zetten ’we ons dagelijks in, inmiddels met 35 collega’s, om samen met ruim 380 partners uit de bouw- en vastgoedsector de gebouwde omgeving te verduurzamen.

Ben jij toe aan een baan met zingeving waarin je echt een positieve invloed kan hebben op de wereld? Wil je werken bij een maatschappelijke organisatie en je inzetten voor het klimaat, dan is de functie van (junior) Officemanager mogelijk iets voor jou.

(Junior) Officemanager 

Als junior officemanager neem je de telefoon aan, verwerk je de (fysieke) post, en verwerk je -in overleg met je collega van afdeling secretariaat- mailtjes uit de secretariaat inbox en plan je afspraken voor je collega’s. Deze afspraken zijn met en voor je collega’s van de werkvloer, maar soms ook het managementteam en/of de directeur. De officemanager is er namelijk niet uitsluitend voor de directie of het management, maar ondersteunt de complete organisatie.

Verder pak je ook administratieve taken op. Jouw afwisselende taken maken het werk heel divers. Het beantwoorden van mailtjes en telefoontjes (klantcontact) en daarover overleggen met je directe collega’s maakt het werk extra leuk. Je werkt nauw samen met de management assistent en bij afwezigheid kan je een aantal taken van haar waarnemen.

Wat ga je doen? 

Je takenpakket is veelzijdig:

• Inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail, post)
• Agendabeheer
• Uitwerken van memo’s, brieven, verslagen en rapporten
• Bijhouden van de inkoop en voorraden
• Bijhouden van het CRM, versturen van mailmerges en verzorgen van contactlijsten
• Zorgdragen voor een representatief kantoor

Alles wat op de mail of per telefoon binnenkomt handel je direct af of zet je intern door naar de helpdesk. Denk hierbij aan vragen over onze licenties en/of dienstverlening en vragen of opmerkingen over facturen of contracten. Hier is natuurlijk een uitgebreid ‘doorverwijsinstructie’ voor. Als je iets niet weet dan vind je het geen probleem om hulp te vragen en je bent goed in staat een klantgericht gesprek te voeren. Je ontvangt soms ook gasten voor je collega’s, die begeleid je naar de vergaderruimte en weet jij een gastvrij gevoel te geven.

Wie ben jij?

Je vindt het prettig om een ondersteunende rol te vervullen in een leuk, hecht en informeel team. Van nature heb je een groot verantwoordelijkheidsgevoel en je kunt je goed inleven, in vragen van het Managementteam of je collega’s. Daarnaast ben je nauwkeurig en klantgericht met een dienstverlenende instelling. Je hebt goede communicatieve vaardigheden en je bent stressbestendig. Je kan overweg met agenda’s en je kan met een helikopterview situaties overzien. Daarnaast beschik je over sterk plan- en organisatievermogen.

Dankzij jouw proactieve werkhouding worden zaken snel en correct afgehandeld. Je signaleert als je ‘ergens hulp kan bieden’, dat kan variëren van even een kopje koffie inschenken voor de gasten of het opmerken van een dubbele afspraak in een agenda en daar actie op ondernemen. En als je het niet weet, dan durf je te vragen en hulp te zoeken.

Je vindt het leuk om dingen te regelen en om in een platte organisatie te werken waar de lijntjes kort zijn en er een informele en gezellige sfeer heerst onder collega’s.

Wie zoeken wij?

• Je hebt minimaal een mbo-niveau 4 werk- en denkniveau, opleiding in de richting van bijvoorbeeld officemanagement, secretaresse, Administratief Medewerker en/of een soortgelijke opleiding. Als je een andere studie-achtergrond hebt en denkt geknipt te zijn voor deze functie laten wij ons graag overtuigen;
• Je bent bedreven in MS Office, specifiek Outlook, Word en Excel;
• Ervaring met AFAS is een pré;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk, is een vereiste;
• We vinden het belangrijk om te werken met een diversiteit aan mensen vanuit leeftijd, ervaring, achtergrond, gender, seksuele voorkeur en karakter. Er is voor iedereen ruimte bij DGBC.

Wat bieden wij?

Onze organisatie:

• Een inspirerende werkomgeving waarin je met gedreven collega’s werkt aan relevante maatschappelijke thema's;
• Een platte organisatie met een informele sfeer, leuke collega's en korte lijnen;
• Volop ruimte voor eigen initiatieven en creativiteit;
• Er worden regelmatig borrels en uitjes georganiseerd.

Arbeidsvoorwaarden:

• 24 uur per week met de juiste balans tussen werk en privé (werkdagen in overleg met jouw collega;
• Salarisindicatie schaal 11, € 2.352 - € 3.360 bruto per maand op basis van 40 uur;
• Acht procent vakantiegeld en vijf procent eindejaarsuitkering;
• Een jaarcontract met de intentie tot verlenging;
• Budget voor persoonlijke ontwikkeling;
• Flexibel en hybride kunnen werken met ons kantoor in Den Haag en in overleg met je collega’s van het secretariaat;
• We reizen met een NS-businesscard naar het werk, deze mag je ook privé gebruiken;
• 35 vakantiedagen op basis van een contract van 40 uur;
• Pensioenregeling waarvan DGBC 50 procent van de premie betaalt;
• WIA en WAO-excedent verzekering.

Interesse? 

Stuur je motivatie en CV naar personeelszaken@dgbc.nl onder vermelding van Junior Officemanager. Voor meer informatie over de functie kun je terecht bij Suzanne Gemmink, (0)88 - 55 80 100 of s.gemmink@dgbc.nl.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.